Encargados de la Unidad de Proyecto del nuevo Hospital Barros Luco hicieron entrega a la Directora del Hospital  Dra. Gisella Castiglione,  el levantamiento de los procesos de 40 unidades clínicas, administrativas y de apoyo clínico del hospital que hoy ya se encuentran en su segunda etapa finalizada, la cual corresponde al desarrollo de mejoras aplicables al contexto actual y otras que se esperan generar en el nuevo proyecto.

El levantamiento de procesos clínicos y administrativos comenzó en el Hospital Barros Luco a fines del año 2015, periodo en el cual se diseñó en una primera instancia el tipo de metodología  a aplicar la cual corresponde al  Business Process Management (BPM) o gestión de procesos, esta metodología ya a mediados del 2016 pudo empezar a ser difundida  a través  de una  veintena de sesiones que contó con más de 100 personas, entre ellos los directivos del hospital.

Durante estas sesiones de orientación previa se trabajó con distintos referentes de cada unidad tanto clínica como administrativa, personas escogidas por el hospital que se ocuparan de levantar toda la información necesaria de acuerdo a su área, la cual es clave para llevar a cabo las 3 grandes etapas que dividen este proceso: Primero se construye y describe lo que se está haciendo hoy en día, el proceso actual. Luego se realiza una propuesta de cómo se podría mejorar y finalmente se hace la proyección de cómo uno quiere que funcione incluyendo tecnología, gestión del cambio, étc.

Si bien se ha realizado un importante levantamiento durante estos años,  Patricio Veloz Jefe de Procesos comenta “Nos falta hacer ver lo importante que es esto, no solo para el futuro hospital sino que para el actual, porque muchas de las mejoras que se están diseñando se pueden aplicar en la actualidad”, recordó también que “ lo que uno busca acá es justamente no replicar, necesariamente, las formas de trabajo en lo que será el nuevo hospital, aprovechar estas oportunidades en donde habrá nuevas tecnologías, nuevos sistemas de información y que tenemos tiempo para hacer este cambio, que sabemos que no son fáciles porque implican cambios de hábitos”.

Algunas de las reflexiones que se tienen que considerar dentro de este estudio y levantamiento es analizar el rol que tiene cada funcionario en su unidad, conocer los factores críticos del éxito, saber los tiempo de ciclo, conocer el modelo operacional, analizar el desempeño neto, lo que impide llegar al objetivo, la calidad de los procesos que se generan étc. De esta forma luego se podría construir una propuesta de mejora, “es un trabajo muy largo, que involucra a todo el hospital, usuarios, a muchos funcionarios y jefaturas e implica un proceso de reflexión que es necesario para poder construir y diseñar los futuros procesos del nuevo hospital”, reafirmó Jaime Carvajal, jefatura de la Unidad de Proyecto del nuevo Hospital Barros Luco.

En cuanto al avance del trabajo con las unidades, este ha ido dependiendo del tiempo y disposición de cada uno, entiendo también la dificultad que puede significar por la demanda de trabajo habitual que pueden tener. La unidad que logró terminar el año pasado y que hoy se encuentran en implementación del sistema de información que soportará sus procesos es Anatomía Patológica.

Al final de la reunión se hace entrega oficial del material a la Dra. Gisella Castiglione en formato CD junto a una muestra impresa de los levantamientos de procesos realizados en las unidades de Lista de Espera Quirúrgica y Unidad de Atención Domiciliaria.

Impresiones de los funcionarios:

Carolina Paiva, Jefa del Departamento de Gestión de Lista de Espera Quirúrgica.

“Se está haciendo un muy buen trabajo, ya que se ha conversado y levantado información con las personas que día a día realizan tareas específicas relacionadas con la gestión de lista de espera, de esta forma, se puede definir el proceso en detalle y conocer las fortalezas  y debilidades, y por ende las posibles soluciones a los problemas que aparezcan”.

Dra. Alexandra Rodríguez, Jefa (S) Hospitalización Domiciliaria.

“Me pareció que el levantamiento de procesos de la Unidad fue el adecuado, demostrando las falencias que tiene actualmente nuestro servicio, con esto dan cuenta que van por el camino adecuado para poder encontrar soluciones y/o mejoras a los problemas. Creo por otra parte que debemos involucrar cada vez más a las personas que están inserta en cada uno de los procesos y preguntarles cómo ven ellos su servicio, nadie mejor que aquellos que trabajan en el servicio para dar ideas de mejora”.